Ruim een jaar na de invoering van de verplichte tentameninschrijving is het hoog tijd voor een evaluatie. De stand van zaken? De Hanze heeft geluisterd naar de klachten van studenten (en docenten).
In 2016 begon de Hanze met het strikt handhaven van de verplichte tentameninschrijvingen. Zonder inschrijving geen tentamen. En inschrijven kan tot uiterlijk twee weken voorafgaand aan het tentamen. De kritiek van de studenten die HanzeMag aan het woord liet, op dit beleid was niet mals. Studenten werden de tentamenzaal uitgestuurd omdat ze niet op de lijst stonden. De oorzaak: niet-, te laat- of verkeerd ingeschreven staan. Het gevolg: het tentamen niet kunnen maken of (voor degenen die zich niet lieten wegsturen) het tentamen wel maken, maar vervolgens geen beoordeling krijgen.
Op de Hanze meet men met twee maten
‘Kleine administratieve fouten hebben voor studenten buitenproportionele gevolgen’, stelde docent Davey Schippers, die z’n mening over het inschrijfbeleid niet onder stoelen of banken stak. ‘Op de Hanze meet men met twee maten. Als studenten zich te laat inschrijven worden ze weggestuurd uit de tentamenzaal, maar als de Hanze de bekendmakingsdeadline voor tentamendata niet haalt, zijn er geen consequenties.’
3000 vergelijkbare claims
Een dieptepunt vond plaats in juni 2017 toen een eerstejaars de Hanzehogeschool voor de rechter sleepte en eiste dat ze alsnog zou worden toegelaten voor een hertentamen. Zij had zich na de eerste tentamengelegenheid in periode 4, namelijk niet meer kunnen inschrijven voor de herkansing, omdat die minder dan twee weken na de eerste kans plaatsvond. Ze had zich, zo luidden de regels, al vóórdat het eerste tentamen werd afgenomen, moeten inschrijven voor de herkansing. (Indien ze die herkansing niet nodig zou hebben gehad, dan had ze zich er weer netjes voor moeten uitschrijven). De rechter stelde de studente niet in het gelijk. Jammer voor de studente, maar hoera voor de Hanze, want dat scheelde zo’n 3000 vergelijkbare claims.
De trend is heel duidelijk: we zien dat het aantal incidenten tijdens tentamens afneemt
Enfin, dat was toen. Maar hoe zit het nu? Teamleider Studentenadministratie Koert Nijboer zegt dat de Hanze sinds de invoering van het beleid heeft bijgehouden hoeveel keer studenten de tentamenzaal zijn uitgestuurd omdat ze niet stonden ingeschreven. ‘De trend is heel duidelijk: we zien dat het aantal incidenten tijdens tentamens afneemt. Dat is een goed teken. Ook het aantal klachten over tentameninschrijvingen is afgenomen.’
Studenten komen niet opdagen
Het bureau Klachten en Geschillen van de Hanze ontving het afgelopen jaar ongeveer 66 procent minder klachten over tentameninschrijvingen. ‘Een mogelijke oorzaak voor de afname van het aantal incidenten en klachten is dat studenten inmiddels meer gewend zijn om zich op tijd in te schrijven en zich meer bewust zijn van de consequenties. We hebben er namelijk veel aan gedaan om ons beleid goed over te brengen aan de studenten’, stelt Nijboer.
Toch is Nijboer nog niet tevreden. ‘Er zijn nog steeds veel studenten die zich wel hebben ingeschreven, maar vervolgens niet komen opdagen. Hierdoor kunnen we de tentamenlocaties nog steeds niet optimaal gebruiken en zijn er vaak meer tentamenvoorzieningen aanwezig dan nodig is.’
We denken eraan om toch een bepaalde vorm van automatische inschrijving in te voeren
Vorig jaar meende Nijboer nog dat automatische inschrijving tot chaos zou leiden, omdat er te veel uitzonderingsgevallen zouden zijn (zoals opleidingen die werken met gespiegelde programma’s). Inmiddels staat hij hier iets positiever tegenover. ‘We denken eraan om toch een bepaalde vorm van automatische inschrijving in te voeren. Het idee is dat studenten zich nog steeds zelf moeten inschrijven voor het onderwijs, maar dat een inschrijving direct voor álle toetsgelegenheden geldt. Wanneer de student bij de eerste gelegenheid een voldoende haalt, wordt hij automatisch uitgeschreven voor de volgende kans. Studenten die die herkansing vervolgens tóch willen maken, voor een hoger cijfer, bijvoorbeeld, moeten zich dan opnieuw inschrijven. We denken op die manier het aantal studenten dat niet komt opdagen te verminderen.’
Niet dummy-proof
Of dit idee daadwerkelijk van de grond komt, is nog onzeker. ‘Het is nog een idee en er is nog geen enkel definitief besluit over genomen’, benadrukt Nijboer. ‘Daarvoor zijn nog te veel zaken onzeker. De Hanze is namelijk grotendeels afhankelijk van softwareleverancier Osiris. Samen met zogeheten key-users, Hanzemedewerkers die de studenten- en docentenmodules van Osiris inrichten, zijn we met Osiris in gesprek over de mogelijkheden.’
Er zijn steeds meer studenten die zich op tijd en op de goede manier inschrijven
Linda van der Laan van het Instituut voor Financieel Economisch Management is zo’n key-user. ‘Ik ben best positief over het inschrijfbeleid. Er zijn steeds meer studenten die zich op tijd en op de goede manier inschrijven. Eerder zagen we vaak studenten die zich via de backoffice moesten inschrijven, omdat er iets verkeerd was gegaan of omdat ze een brief van de examencommissie hadden gekregen. Nu komt dat veel minder vaak voor.’
De druk opvoeren
Van der Laan denkt niet dat Osiris inmiddels dummy-proof is. ‘We zijn continu met de verbetering bezig. Zo is kort geleden een nieuwe versie van de Osiris-docentenmodule live gegaan. We hebben de tabbladen kunnen vervangen door een dashboard waardoor is het geheel een stuk inzichtelijker geworden. De docenten reageerden eerst wat moeilijk. Logisch, want ze waren net gewend aan de eerdere versie. Maar nu ze eenmaal gewend zijn, zijn ze vooral positief. We verwachten een soortgelijke update te kunnen uitvoeren voor de studentenmodule. Dat geeft misschien ook wel wat opstartproblemen, maar over het algemeen wennen studenten snel aan zulke veranderingen. Sneller dan docenten in ieder geval.’
Wat we ook aan Osiris veranderen, het feit blijft dat je je aandacht erbij moet hebben als je iets in het systeem wilt doen
Nijboer twijfelt of het zal lukken om Osiris ooit volledig dummy-proof te krijgen. ‘Voor de één werkt iets soms makkelijker dan voor de ander. Wat we ook aan Osiris veranderen, het feit blijft dat je je aandacht erbij moet hebben als je iets in het systeem wilt doen.’
De tentameninschrijvingen gaan dus steeds vaker goed, maar het kan altijd beter. De studenten die het afgelopen jaar toch de tentamenzaal uit zijn gestuurd of de studenten waarbij dit nog gaat gebeuren, kunnen de druk op de Hanze opvoeren door zich niet uit te schrijven voor tentamens waar ze niet heen gaan. Zo motiveer je de Hanze om haar beleid snel aan te passen. Niet dat Nijboer veel aansporing nodig heeft, hij doet sowieso z’n best om de studenten van dienst te zijn. Hij heeft zelfs een primeur: ‘Er is een Osiris-app in de maak.’
